W każdej firmie istnieje mniej lub bardziej system obiegu dokumentów. Może on nie bīć z początku uświadamiany sobie przez pracowników firmy. Przenoszenie dokumentów papierowych z biurka do biurka lub przesyłania sobie plików Worda lub Excela pocztą elektroniczną w obrębie firmy trudno w ocenie pracowników nazwać systemem obiegu dokumentów - ale on już wtedy faktycznie istnieje, choć oparty jest na rozwiązaniach spontanicznych i intuicyjnych. Z czasem, w miarę rozwoju firmy istniejący spontaniczny system obiegu dokumentów musi jednak być coraz bardziej formalizowany. Ludzie wymieniający w firmie informacje już niekiedy nie znajdą się osobiście, nie ma między nimi intuicyjnego porozumienia. To czas na zastosowanie profesjonalnego komputerowego systemu wymiany dokumentów w firmie.